人にしかできないことに時間を使う。ルーティンワークを自動化する「RPA」

業務効率化のソリューションとして注目・導入されはじめている「RPA」。これはおもにパソコンでの定型業務を自動化してくれるソフトウェアロボットのことで、端的に言えば人の業務をロボットが代替してくれるというものです。今回は、そんなRPAの基礎知識やメリット・デメリットをわかりやすく解説していきます。

定型業務を横断的にカバーする「RPA」

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略語で、
先述の通り、事務作業やバックオフィス業務などの定型業務を自動化してくれるソフトウェアロボットのことです。

大きな特徴は人間がパソコンで行う業務の手順をあらかじめ登録しておくことで、アプリケーションやソフトウェアを横断した業務の効率化が可能になることでしょう。例えば、「ブラウザでデータを取得し、その後データをクラウド上に保存する」「クライアントから送られてきた受発注書のデータをExcelにまとめて出力する」などの定型業務は、これまでブラウザやパソコン上のアプリケーションやソフトウェアを行ったりきたりしながら多くの時間を割いて人が行っていました。

このような業務においてRPAを活用することで、人の手より速く、かつ24時間365日休むことなく作業が可能になり、人がする業務は最終チェックのみで終わります。定型業務の負荷が大幅に削減され、人の判断が必要な業務に時間を充てることができるようになるのです。

ロボットならではのメリット・デメリット

業務負荷を改善し、新たな業務時間を作ってくれるRPA。万能に思える便利なツールですが、メリットだけでなく、デメリットも存在するのです。

RPAのメリット

• 人より速い圧倒的な作業速度
• 24時間365日休まずに動き続けられる
• 正確な業務により、ミスがなくなる

繰返しになりますが、RPAはロボットのため人よりも圧倒的に作業速度が速く、停止しない限りは24時間365日稼働し続けます。これにより、人の作業量が軽減され、ワークライフバランスの向上につながります。また、ロボットの正確な動作によってヒューマンエラーを排除することができるため、業務品質の向上に寄与します。加えて、反復業務の処理・対応に割いていた人件費を削減することができ、その人件費を企画・戦略部門に充てることも可能になります。

RPAのデメリット

• バグやエラーに弱い
• 誤った作業でも止まることなく遂行してしまうため、イレギュラーな対応が不可能
• 業務のブラックボックス化の懸念

RPAはバグやエラーに弱く、発生した場合には作業が停止してしまいます。また、RPAにはAIと異なり判断能力がないため、誤った作業内容や手順が登録されていても、そのまま作業を進めてしまい、気がついたときにはやり直し……という可能性もあるのです。加えて、RPAは登録した内容を自動で進めてくれることから、その業務を一任してメンテナンス用に運用担当者を1人だけにする、ということが多々あります。しかし、仮にその運用担当者が変わった場合、詳細な引継ぎができていなければ、“RPAにしかできない業務”となり得る懸念もあるのです。

このように、RPAはロボットである優位性を大いに発揮したメリットと、ロボットならではのデメリットが明確に存在します。「便利だから全部任せていたら、いつの間にか詳しい人がいなくなり、RPAにしかできない業務になってしまった」なんて本末転倒な結果にならないためにも、あくまで人の業務をサポートする“ツール”として活用することが大切です。また、RPAを管理するために、プログラミングの知見がある人材を確保・育成し、不測の事態が発生した時でも対応できるようにしておくことが望ましいでしょう。

RPAとデジタルレイバー

こうした特徴から、RPAは「デジタルレイバー（仮想知的労働者）」と呼ばれることもありますが、厳密にはそれぞれ意味合いが異なります。RPAとデジタルレイバーは関係性からそれぞれの位置付けを見ていきましょう。

そもそもレイバーとは「労働力」のことで、デジタルレイバーとはデジタル機器の中で動くソフトウェアやアプリケーション、ロボットなどを擬人化した総称。人が行う業務をツールが代替して働くことで「労働力」となることを指しています。
一方のRPAは、人の業務を代替するための“ツール”で、RPAという枠組みの中に「会計担当ロボット」や「情報収集ロボット」、最近では「チャットボット」などが包括されています。

つまり、デジタルレイバーとは、RPAをはじめとするツールがあって初めて成り立つ考え方であり、こうしたツールに手順やルールを教え込むことで、より幅広い業務に対応できるようになるのです。

擬人化することにも意味があり、デジタルレイバーはしばしば「新入社員」として見立てられます。これは、ツールに手順やルールを登録する工程が、一般的な会社における新入社員へのレクチャーと同等なこと・業務を覚えれば自走できるようになることなどが要因として挙げられます。ここからわかるように、RPAは導入するだけでは価値はなく、必要な業務範囲に応じたロボットを作り、教育していく必要があります。そうすることでデジタルレイバーとして機能し、将来的に“1人の社員としての労働力”になるのです。

成長を促すための手段となる

RPAは決して万能ではありません。あくまで人間の業務をサポートする存在であり、デメリットも多くあります。しかし、1人の社員として教育し適切に活用することで、その優位性は存分に発揮され、デジタルレイバーとして機能し、人的リソースを解消できます。それにより生まれた余剰リソースで競争力を高め、イノベーションを起こすことが可能です。少子高齢化と人口減少が進み、労働人口が減少していく日本において、RPAはこれからの時代における企業の成長を後押しする手段のひとつとして、その可能性を大いに期待されています。